Check-in e Check-out: o que é e o que deve ser feito entre um hóspede e outro?

Check-in e Check-out: o que é e o que deve ser feito entre um hóspede e outro?

O check-in e o check-out são duas operações extremamente importantes em qualquer hospedagem.

Além de auxiliar no controle dos hóspedes que chegam e saem, realizar esse monitoramento também permite uma maior manutenção da acomodação.

Dessa forma, a experiência de hospedagem poderá ser a melhor possível, seja em hotéis ou imóveis alugados.

Por isso, preparamos um guia especial sobre check-in e check-out, com tudo que você precisa saber sobre esse procedimento e dicas para ter bons resultados. 

Acompanhe a leitura!

O que é o check-in e o check-out?

Check-in é o termo utilizado para representar o registro de entrada do hóspede na acomodação.

Enquanto isso, check-out é a expressão para o registro de saída do hóspede, após o término do seu período de estadia.

Ambos são termos em inglês, que se popularizaram no ramo de hospedagem, especialmente em hotéis.

No entanto, diferentes plataformas de aluguel por temporada e negócios informais de hospedagem também fazem esse acompanhamento.

Dessa forma, o proprietário poderá realizar um controle maior das pessoas que estão instaladas, além de providenciar outros procedimentos necessários.

Além disso, realizar o check-in do hóspede também significa:

  • Confirmar a reserva;
  • Acomodar todas as pessoas;
  • Realizar o pagamento adiantado, se necessário;
  • Confirmar outras informações de estadia.

Da mesma forma, o check-out não envolve apenas a saída dos hóspedes, mas também inclui:

  • Acerto das diários e outras pendências;
  • Verificar produtos e serviços consumidos;
  • Momento para realizar uma pesquisa de satisfação.

Geralmente, a entrada é feita depois do meio-dia, enquanto a saída é feita antes do meio-dia, para facilitar a administração da hospedagem.

Qual a importância do check-in e do check-out?

É fundamental realizar o check-in e check-out dos hóspedes corretamente, seja em hotéis ou outros imóveis alugados.

Isso porque não se trata apenas de uma maneira do proprietário registrar a chegada e saída dos hóspedes, mas também administrar todas as suas informações.

É nesse processo que é possível confirmar as informações de reserva, por exemplo, e tirar todas as dúvidas do visitante.

Assim, poderá ter um controle maior dos serviços da hospedagem, e proporcionar uma experiência benéfica para ambas as partes.

Além disso, no momento de fechar um acordo para um aluguel ou hospedagem, o proprietário e o hóspede deverão combinar o período e horário de estadia.

Essa informação é utilizada para organizar a agenda de hospedagens, por exemplo, e já providenciar outras estadias.

Sem esse processo, pode existir uma confusão nessa organização, o que prejudica o proprietário e também os demais hóspedes.

Por isso, esses procedimentos são de extrema importância em qualquer hospedagem.

As principais funções do check-in e do check-out

Além de confirmar a reserva e os dados dos hóspedes, o check-in e check-out também possuem outras funções.

Confira agora algumas das principais:

1. Vistoria geral do imóvel

No momento do check-in, o hóspede poderá realizar uma vistoria geral do imóvel onde ficará acomodado.

Isso é muito importante, especialmente no aluguel por temporada feito através de plataformas como a Airbnb, onde o cliente apenas verifica o lugar por fotos.

Assim, essa vistoria garante que as acomodações correspondem às suas expectativas, para continuarem com a hospedagem.

2. Acomodação e limpeza do imóvel

Após confirmar o check-out, o proprietário tem a certeza de que já pode começar a próxima acomodação e limpeza do imóvel.

Além de otimizar sua agenda e garantir que nenhuma hospedagem fique em atraso, também garante que a equipe terá tempo para deixar os cômodos em perfeito estado.

Por isso, é fundamental realizar o procedimento de entrada e saída oficial do imóvel, e informar o proprietário e a administração.

3. Trocar toalhas de banho e cama (se necessário)

É durante o processo de check-in e check-out que a equipe de limpeza poderá realizar a manutenção do imóvel, especialmente a troca de toalhas e roupas de cama.

Dessa forma, os próximos hóspedes poderão aproveitar um cômodo limpo e higienizado.

Inclusive, é comum que os proprietários informem aos hóspedes que o quarto está sendo preparado durante o check-in, para garantir essa limpeza.

4. Repor itens disponibilizados de forma gratuita

Diversas acomodações oferecem itens gratuitos, como sabonetes, lanches ou outras gratificações.

Por isso, após o check-out a equipe poderá repor esses itens para os próximos hóspedes, e confirmar que tudo está em ordem durante o processo de entrada.

Assim, a administração pode se organizar para fazer essa verificação, e repor tudo antes da entrada dos visitantes.

5. Garantir uma boa experiência no imóvel

Por fim, o check-in e check-out são elementos fundamentais para garantir uma boa experiência no imóvel.

Eles garantem que a equipe possa fazer toda a limpeza e manutenção necessárias, para que o hóspede aproveite o melhor da acomodação.

Sem esse processo, o proprietário pode não conseguir fazer todos os procedimentos a tempo, por isso é importante garantir o registro de entrada e saída.

Como combinar os detalhes do check in e do check out?

Depois de conhecer mais sobre os registros de entrada e saída, veja algumas dicas para combinar todos esses detalhes de forma prática e fácil:

Boa comunicação

Antes de mais nada, é importante ter uma boa comunicação com o hóspede. 

Informe como funciona o procedimento no imóvel, e peça para ele indicar o horário de entrada e saída.

Além disso, em caso de imprevistos, uma boa comunicação é essencial para evitar maiores problemas de ambas as partes.

Alertas de Viagem

Alertas de viagem são recursos que informam possíveis atrasos ou complicações com a reserva.

Por exemplo, fechamento de aeroportos por tempo ruim, problemas na estrada e outros fatores que podem atrasar o cliente.

Assim, o proprietário também poderá se organizar com a entrada e saída dos hóspedes.

Welcome Book

O welcome book é um livro de boas-vindas para o hóspede, geralmente usado em pousadas e hotéis como forma de check-in.

Dessa forma, o visitante poderá saber de todas suas obrigações e deveres no momento da entrada, além de ter acesso a informações práticas sobre o lugar.

Por isso, é uma forma de registro fácil e que pode facilitar o registro dos hóspedes.

Vale a pena introduzir o check in e checkout no seu aluguel de temporada?

Muitas pessoas acreditam que o check-in e check-out só acontece em hotéis e pousadas formais.

No entanto, esse processo também pode, e deve, ser feito no aluguel de temporada.

Trata-se de uma forma eficiente de administrar os hóspedes, além de ajudar a proporcionar uma experiência mais completa e satisfatória.

Por isso, vale a pena considerar implantar esse sistema no aluguel do seu imóvel, para aproveitar todos os benefícios dessa organização na sua hospedagem.